Kurun Kosken Sukuseura ry, rekisteriselosteet

JÄSENREKISTERISELOSTE

Laatimispäivä: 10.5.2018

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Kurun Kosken Sukuseura ry

Yhteyshenkilö: Pekka Heikkilä

Sähköposti: pekkajuhana.heikkila@gmail.com

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien henkilötietoja.

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä (Yhdistyslaki 11§) sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Henkilötunnuksia ei kerätä.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi, aiempi sukunimi

• Rekisteröidyn kotipaikka

• Rekisteröidyn postiosoite

• Rekisteröidyn sähköpostiosoite

• Rekisteröidyn puhelinnumero

• Rekisteröidyn jäsennumero

• Rekisteröidyn syntymäaika

• Rekisteröidyn sukuhaara

• Rekisteröidyn jäsenmaksusuoritukset

Näitä tietoja käytetään yhteyden pitoon jäsenistön kanssa (esim. postitus)

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään.

5.Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus.

6.Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muutoin kuin jäsenpostitusta varten.

Henkilötietoja voidaan kuitenkin siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

7.Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8.Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päätyttyä tiedot säilytetään, mikäli asianomainen ei erikseen pyydä niiden poistamista.

9.Profilointi

Yhdistys ei tee Rekisteröityjen automaattista profilointia.

10.Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;

• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

• vaatia henkilötietojensa poistamista, jolloin rekisteröity samalla eroaa yhdistyksen jäsenyydestä;

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11.Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12.Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse jäsenrekisterin hoitajaan osoitteeseen pekkajuhana.heikkila@gmail.com.

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

SUKUTUTKIMUSREKISTERISELOSTE

Laatimispäiväys: 10.5.2018

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Kurun Kosken Sukuseura ry

Yhteyshenkilö: Seppo Hirviniemi

Yhteistiedot: seppo.hirviniemi@gmail.com

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Sukuyhteisön sääntöjen mukaisen sukututkimuksen tekeminen ja suvun esipolvien historian tuottaminen jäsenten käyttöön. Sukutietojen käsittelyssä noudatetaan sukuyhteisöjen laatimia käytännesääntöjä.

3. Rekisterin tietosisältö

• nimi, syntymäaika ja -paikka, vihkimisaika ja -paikka, asuinpaikka, kuolinaika ja -paikka, arvo ja ammatti;

• muut sukututkimuksen kannalta tarpeelliset tiedot;

• suostumus- ja kieltotiedot erikseen suojattuina.

4. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Pääsääntöiset tietolähteet:

• väestötietojärjestelmä;

• muu arkistoaineisto ja viranomaisrekisterit;

• painetut lähteet;

• sukuun kuuluvien antamat tiedot.

5. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteristä luovutetaan tietoja ainoastaan sukututkimustarkoituksiin. Rekisterin perusteella tehty Sukuluettelo tai sen osa julkaistaan sukuseuran jäsensivuilla. Viime mainitussa tapauksessa se on jäsenten käytössä sukuseuran antaman käyttäjätunnuksen ja salasanan takana.

6. Rekisterin suojauksen periaatteet

Atk-pohjainen rekisteri suojataan lainsäädännön ja hyvän tietoturvallisuuden vaatimusten mukaisesti Elossa olevien henkilöiden arkaluontoisia tietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella.

7. Rekisteröidyn oikeuksien huomioon ottaminen

Rekisteröidylle varataan pyynnöstä mahdollisuus tarkastaa omat tietonsa. Virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto oikaistaan, poistetaan tai täydennetään. Rekisteröidyn vaatimuksesta häntä koskevia tietoja ei käsitellä eikä luovuteta. Kiellosta tai sen peruuttamisesta tehdään rekisteriin merkintä.